Naše společnost Harpen & Son, s.r.o., IČ08311846, se sídlem Vojtěšská 211/6, 110 00 Praha 1, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 316737, Vás tímto v souladu s článkem 13 a násl. nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen GDPR), jako správce osobních údajů poskytuje informace související se zpracováním Vašich osobních údajů a poučení o právech, která v souvislosti s ním máte.

Zásady zpracování osobních údajů

Při zpracování Vašich osobních údajů ctíme a respektujeme vysoké standardy ochrany osobních údajů a dodržujeme zejména následující zásady:

• osobní údaje zpracováváme vždy pro jasně a srozumitelně stanovený účel, stanovenými prostředky, stanoveným způsobem a po dobu, která je nezbytná s ohledem na účel jejich zpracování;
• zpracováváme pouze přesné osobní údaje;
• osobní údaje zpracováváme způsobem, který zajišťuje bezpečnost těchto údajů a zabraňuje neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k Vašim osobním údajům, k jejich změně, zničení, ztrátě, neoprávněným přenosům, zpracování či jinému zneužití;
• vždy Vás srozumitelně informujeme o zpracování Vašich osobních údajů a o Vašich nárocích na přesné a úplné informace o okolnostech tohoto zpracování, jakož i o Vašich dalších souvisejících právech;
• dodržujeme odpovídající technická a organizační opatření, aby byla zajištěna úroveň zabezpečení odpovídající všem možným rizikům;
• veškeré osoby, které přicházejí do styku s Vašimi osobními údaji, mají povinnost dodržovat mlčenlivost o informacích získaných v souvislosti se zpracováním těchto osobních údajů.

Účel zpracování osobních údajů

Jako správce naše společnost zpracovává osobní údaje pro níže uvedené účely, je-li to nezbytné pro:

• splnění smlouvy nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR);
• splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR);
• oprávněné zájmy naší společnosti či třetí strany, a to zejména zajištění ochrany majetku či jiných práv, vymáhání dlužných pohledávek a nároků, bezpečnost na pracovišti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR);
• plnění povinností a výkon zvláštních práv správce nebo subjektu práv v oblasti pracovního práva a práva v oblasti sociálního zabezpečení a sociální ochrany (čl. 9 odst. 2 písm. b) GDPR);
• preventivního nebo pracovního lékařství, pro posouzení pracovní schopnosti zaměstnance, lékařské diagnostiky, poskytování zdravotní nebo sociální péče či léčby nebo řízení systémů a služeb zdravotní nebo sociální péče (čl. 9 odst. 2 písm. h) GDPR); a
• archivace ve veřejném zájmu, vědeckého či historického výzkumu nebo pro statistické účely (čl. 9 odst. 2 písm. j) GDPR).

Kategorie osobních účelů zpracovávaných pro výše uvedené účely

V souladu s výše uvedenými účely naše společnost může zpracovávat níže uvedené kategorie osobních údajů našich klientů (kupujících) a obchodních partnerů:

• jméno a příjmení;
• emailová adresa;
• telefonní číslo;
• druh a specifikace odebraného zboží;
• údaje související s plněním smluvního vztahu (IČO, DIČ, adresa sídla nebo místa podnikání, fakturační adresa, bankovní spojení),
• kamerové záznamy z prostor naší společnosti (prostory, kde jsou kamery umístěny, jsou vždy viditelně označeny);
• údaje z komunikace mezi naší společností a subjektem údajů;

Zdroj osobních údajů

Veškeré zpracovávané osobní údaje pocházejí výlučně od subjektů těchto údajů nebo z veřejně přístupných zdrojů.

Doba uložení

Vaše osobní údaje archivujeme po dobu plnění smlouvy, běhu záruční lhůty za dodané zboží a dále 4 roky ode dne uplynutí poslední záruční lhůty na dodané zboží.

Faktury vystavené naší společností jsou v souladu s § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, archivovány po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Z důvodu nutnosti doložit právní důvody pro vytavení faktur jsou po dobu 10 let ode dne ukončení smlouvy archivovány i zákaznické smlouvy.

Kamerové záznamy z prostor naší společnosti a jejího okolí jsou zpracovávány po dobu 90 dnů ode dne jejich pořízení.

Zpracování cookies z internetových stránek provozovaných naší společností

V případě, že máte ve svém internetovém prohlížeči povoleny cookies, zpracováváme o něm záznamy chování z cookies umístěných na internetových stránkách provozovaných naší společností, a to pro účelu lepšího provozu naši stránek a pro účely naší internetové reklamy.

Zpracování údajů z cookies je možné zamezit nastavením webového prohlížeče.

Kategorie příjemců osobních údajů

Naše společnost při plnění využívá odborné a specializované služby jiných subjektů. Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje předané naší společností, mají postavení zpracovatelů osobních údajů a předané údaje zpracovávají pouze v rámci pokynů naší společnosti. Jinak je využít nesmí. Jde zejména o služby pojišťoven, znalců, advokátů, auditorů, daňových poradců či správců IT systémů.

Uvedené subjekty vždy pečlivě vybíráme a dbáme na splnění přísných povinností k ochraně zabezpečení Vašich osobních údajů, kdy s nimi uzavíráme smlouvy o zpracování osobních údajů, nedostačuje-li zákonná mlčenlivost těchto subjektů stanovená příslušnými právními předpisy. Jedná se o společnosti se sídlem na území České republiky nebo v členských státech Evropské unie, které sdílejí stejné standardy ochrany osobních údajů jako Česká republika.

Právo na přístup k Vašim osobním údajům

Jako subjekt údajů máte právo požadovat, abychom Vám sdělili, zda zpracováváme Vaše osobní údaje (čl. 15 GDPR).

Pokud ano, máte právo získat k těmto osobním údajům přístup. Můžete požadovat i některé další informace ohledně jejich zpracování, jako jsou například účely zpracování, sdělení kategorií dotčených osobních údajů nebo sdělení plánované doby, po kterou budou osobní údaje uloženy, a není-li možné ji určit, pak alespoň kritérií použitých pro její stanovení apod.

V případě žádosti o poskytnutí kopie zpracovávaných osobních údajů Vám mohou být za všechny další kopie, nad rámec první, účtovány přiměřené administrativní náklady.

Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů

Pokud je zpracování Vašich osobních údajů založeno na Vašem dobrovolném souhlasu, máte právo svůj souhlas kdykoli odvolat.

Odvoláním souhlasu však není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním, ani zákonnost zpracování založená jiným právním důvodem uvedeným v článku 6 GDPR než je Váš dobrovolný souhlas.

Právo na opravu

Jednou ze základních zásad zpracování osobních údajů je jejich přesnost. Pokud se domníváte, že jsou Vaše osobní údaje, které zpracováváme, nepřesné, můžete žádat jejich opravu (čl. 16 GDPR). Dotčené osobní údaje na Vaši žádost ověříme a případnou nepřesnost opravíme.

S přihlédnutím k účelu zpracování můžete žádat též doplnění neúplných osobních údajů.

Právo na výmaz

Pokud je dán některý z důvodů stanovených v GDPR a zároveň není zpracování Vašich osobních údajů nezbytné s ohledem na některou z okolností, která uplatnění tohoto práva podle GDPR vylučuje, máte právo požadovat, abychom vymazali (zlikvidovali) Vaše osobní údaje a dále je neuchovávali.

Mezi důvody, pro které můžete žádat výmaz Vašich osobních údajů, patří zejména skutečnost, že Vaše osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány. Dále odvolání uděleného souhlasu se zpracováním Vašich osobních údajů, pokud neexistuje žádný jiný právní důvod pro jejich zpracování (viz též výše právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů) nebo pokud by byly Vaše osobní údaje zpracovány protiprávně.

Uplatnění práva na výmaz vylučuje například okolnost, že jejich zpracování je nezbytné pro plnění uzavřené smlouvy nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy, pro splnění právní povinnosti, kterou naší společnosti ukládají obecně závazné právní předpisy, nebo pro účely oprávněných zájmů našich či třetí osoby (např. ochrana majetku, určení, výkon nebo obhajoba právních nároků).

Právo na omezení zpracování

Dále Vám může vzniknout právo požadovat omezení zpracování Vašich osobních údajů, a to nastane-li některý z níže uvedených případů:

na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli ověřit přesnost Vašich osobních údajů, budete-li popírat jejich přesnost,

zpracování osobních údajů bude protiprávní a místo výmazu Vašich osobních údajů požádáte o omezení jejich použití,

Vaše osobní údaje již nebudeme potřebovat pro účely zpracování, ale Vy je budete požadovat pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků,

vznesete-li námitku proti zpracování osobních údajů dle článku 21 odst. 1 GDPR, a to na dobu, dokud nebude ověřeno, zda Vaše oprávněné důvody převažují nad oprávněnými důvody naší společnosti (viz též právo vznést námitku).

Pokud by bylo zpracování Vašich údajů omezeno, mohou být Vaše osobní údaje, s výjimkou jejich uložení, zpracovány pouze s Vaším souhlasem, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu Evropské unie nebo některého jejího členského státu.

Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů

Pokud došlo k opravě, výmazu nebo omezení zpracování Vašich osobních údajů, můžete požadovat, abychom Vás informovali o příjemcích Vašich osobních údajů, kterým jsme tuto skutečnost oznámili, s výjimkou případů, kdy je takové oznámení nemožné nebo vyžaduje nepřiměřené úsilí.

Právo na přenositelnost osobních údajů

V případě osobních údajů zpracovávaných na základě Vašeho dobrovolného souhlasu nebo na základě smlouvy, u nichž zároveň probíhá jejich zpracování automatizovaně, máte právo předat tyto údaje jinému správci. Bude-li to technicky proveditelné, můžete též žádat, abychom Vaše osobní údaje, které jste nám poskytl a které se Vás týkají, předali přímo jinému správci ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.

Právem na přenositelnost údajů však nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

Právo vznést námitku

Z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů (viz čl. 21 GDPR), jedná-li se o zpracování z důvodu veřejného zájmu, při výkonu veřejné moci, nebo pro účely oprávněných zájmů našich či třetí strany. Vznesete-li takovou námitku, mohou být Vaše údaje nadále zpracovávány pouze v případě prokazatelných závažných oprávněných důvodů pro zpracování, které by převažovaly nad Vašimi oprávněnými zájmy nebo právy a svobodami, nebo pro účely určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků.

Pokud bychom osobní údaje, které se Vás týkají, zpracovávali pro účely přímého marketingu (včetně profilování, týká-li se ho), máte právo kdykoli vznést námitku proti takovému jejich zpracování. Pro tyto účely však naše společnost osobní údaje nezpracovává.

Právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování, včetně profilování

Jako subjekt osobních údajů máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro Vás právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem významně dotýká.

To neplatí, pokud je rozhodnutí nezbytné k uzavření nebo plnění smlouvy mezi Vámi a správcem, je-li založeno na Vašem výslovném souhlasu nebo je povoleno obecně závaznými právními předpisy. Naše společnost však neprovádí žádné rozhodnutí bez vlivu lidského posouzení s právními účinky pro subjekt údajů.

Právo podat stížnost k dozorovému úřadu

Aniž by byly dotčeny jakékoliv jiné prostředky správní nebo soudní ochrany, máte právo podat stížnost u některého dozorového úřadu, zejména ve státě Vašeho obvyklého bydliště, místě výkonu zaměstnání nebo místě, kde došlo k údajnému porušení, pokud se domníváte, že zpracováním Vašich osobních údajů je porušeno GDPR.

V České republice je tímto dozorovým úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů (dále jen ÚOOÚ). Kontakty a bližší informace k úřadu lze získat na internetových stránkách ÚOOZ www.uoou.cz.

O pokroku v řešení stížnosti a o jeho výsledku Vás informuje dozorový úřad, u kterého podáte stížnost.

Oznamování případů porušení zabezpečení osobních údajů

Ochrana Vašich osobních údajů je zabezpečena též povinností každého správce oznámit Vám bez zbytečného odkladu porušení zabezpečení Vašich osobních údajů, pokud je pravděpodobné, že bude mít za následek vysoké riziko pro Vaše práva a svobody.

Výše uvedené oznámení se však dle článku 34 odst. 3 GDPR nevyžaduje, pokud:

správce zavedl náležitá technická a organizační ochranná opatření a tato opatření byla použita (zejména taková, která činí Vaše osobní údaje nesrozumitelnými pro kohokoli, kdo není oprávněn k nim mít přístup, jako je například šifrování), správce přijal následná opatření, která zajistí, že vysoké riziko pro Vaše práva a svobody podle odstavce výše se již pravděpodobně neprojeví, nebo by to vyžadovalo nepřiměřené úsilí.